デスクワークの効率化を目指すビジネスマンにとって、MacBookは欠かせないツール。毎日使い続ける中で、気づけばストレージが圧迫され、必要なファイルが乱雑に保存されていることも…。そこで今回は、年末におすすめのデジタル大掃除ベスト5をご紹介！不要なデータを整理して、スッキリした状態で新年を迎えましょう。
第5位：ショートカットAppの整理
「同じ単純作業の繰り返し→ショートカットAppの出番！」
ショートカットAppは、日々の作業を効率化する強力なツール。ただ、使い続けるうちに「最初は便利だったけど今は使わない…」というショートカットが増えていませんか？
ショートカットが増えてくると、実はよく使っているショートカットが埋もれて、探しにくくなってしまっている場合も。
せっかくのショートカットを有効活用するためにも、ショートカットAppの中身を整理整頓することはとても重要！特に以下のポイントで整理しましょう。
- メニューバーのショートカット
よく使うものだけ残し、不要なものを削除。アクセススピードがアップします。 ショートカットAppの左カラムのメニューにある「メニューバー」から、メニューバーにあるショートカットを確認できます。 - クイックアクションの見直し
繰り返し作業を簡略化するために作ったクイックアクション。不要になったものは削除する、またはクイックアクションを解除しておくことで、迷いなく選べる環境に。 ショートカットAppの左カラムのメニューにある「クイックアクション」から、メニューバーにあるショートカットを確認できます。
- クイックアクションの並び順を整理
作成したクイックアクションや元々用意されているクイックアクションの並び方を整理し、よく使うクイックアクションが上に来るようにしましょう。 Macの「システム設定」から、「一般」→「ログイン項目と拡張機能」→「拡張機能：Finder」から、実際にクイックアクションに表示するかどうか、どの順序で並べるかを編集できます。
効率化の鍵は「整理されたショートカット」。使わないものを手放すこと、使用頻度で並び替えることで、時短効果をさらに高めましょう。
第4位：Notionのデータ整理
私はNotionをプロジェクト管理、タスク管理、タスク実行時の所要時間計測、タスクのログ保存、業績（終了プロジェクト）管理、普段のメモ保存、気になったWebサイトの一時保存、自身の経歴管理など、とにかく仕事のあらゆる場面で使っています。このブログの下書きも、Notionを使って行っています。
毎日の仕事で最も頻繁に使う、非常に重要なツールなので、Notionの整理整頓は、作業効率にとにかく直結しています。
Notionをタスク管理やデータベースとして活用している方におすすめの整理ポイントはこちら。
- メモ・Webクリップデータベースの整理
一年間貯めたメモのうち、もういらなくなったと思うメモは、「完了」タグをつけ、ビューには「完了タグのついていないメモのみを表示」する設定に。 - 完了プロジェクトデータの整理
完了したプロジェクトのログとして必要なデータが整理されていなかったり、未入力だったり。それらを一気に調整。 - 不要なプロパティの削除または非表示
一年間使ってみて「あまり活用していない」と思ったものは思い切って削除、または非表示に。 - 使わないボタンの削除
作ったけど使わなくなった自動化ボタンも、この機会に整理。 - よく使うものを最適な配置に
頻繁に参照するページやデータをトップに配置することで、アクセス効率がアップ。
Notionの整理で、タスク管理のFLOWがさらに滑らかに！
第3位：DesktopとDockの整理
1年間でDesktopに散らばったファイルやDockに追加したアプリを見直すのも大掃除の一環です。
あまり使わないものは思い切って削除
- Desktopにあるファイルを分類
- 必要なもの：専用のフォルダに移動
- 不要なもの：削除または外部ストレージに移動
- Dockのアイコン整理
あまり使わないアプリはDockから外し、すっきりとした見た目に。
頻繁に使うアプリも、キーボード等で起動できるものはDockには置かない。 - AppCleanerで完全削除
アプリ本体も削除する場合は、AppCleanerで関連ファイルを含めてきれいに消去。
Desktopには、ファイルの配置ルールを作る
DesktopはMacを開くと必ず出てくる、一番目につく場所だと思います。この部分の日頃からの整理整頓は作業効率につながりますが、気を抜くと「とりあえずDesktopに保存して、右上から保存した順に並んでいる」状態になってしまうことが多いかと思います。
Desktopのファイル配置ルールを作っておくことはとても大事かもしれません。
私は原則Desktopにはファイルを置かないようにしていますが、「今関わっているプロジェクトのフォルダのエイリアス」は、その期限や優先順位に合わせて左下に、定期的にアクセスする固定ファイルは右下に、それぞれ並べています。
このような配置ルールを徹底するために、「壁紙に配置ルールを視覚的に表した画像を使用する」というのも一つの方法かもしれません。
こひなだのDesktopのファイル配置ルール
- 現在進行中のプロジェクトのフォルダのエイリアスを左下に配置
- 定期的にアクセスする固定ファイルは右下に配置
Dockでのアプリ配置も構造化！
Dockには頻繁に使うアプリやショートカット、フォルダが置かれていると思いますが、これらも「似たような用途のものは、左/中央/右のいずれか近いところに寄せておく」というようにしておくと、無駄に探すことがなくなり便利です。
第2位：不要なメールの削除
意外とストレージを圧迫しているのがメール。特にGmailを使っている場合、以下の方法で効率よく整理が可能です。
Gmail整理のテクニック
- 削除したい一定条件のメールを抽出
- 古いメールの抽出
検索バーで「older_than:4y」で4年以上前のメールを抽出 - 広告メールの抽出
検索バーで「category:promotions」で広告メールを抽出
- 古いメールの抽出
- 抽出したすべてのメールを一括削除
- ゴミ箱を空にする
30日すれば自動で消えるけど、その場でゴミ箱を殻にしてストレージ解放！
第1位：ダウンロードフォルダ・ゴミ箱を空に！
ダウンロードフォルダはいつの間にかものが溜まっていますよね。私の場合はダウンロードしたファイルのほとんどを直後にNotionのどこかに保存する流れで仕事をしているので、ここに残っているファイルはほとんどが不要なはずなので、思い切って全て削除してしまっています。
最後の仕上げは、MacBookのゴミ箱を空にすること。
なお、私のゴミ箱は、昨晩空にしたのですが、今日の夜の時点で104個ゴミ箱に入っていました。このペースが1年続くと、恐ろしい量のファイルがゴミ箱に溜まっていますね。
大掃除の後にゴミ箱を空にすることで、すっきりとした気持ちで新年を迎えられます。
おわりに
私のMacBook Airは購入して2年以上経ちますが、ストレージにはまだ余裕があります。それでも整理整頓を行うと、作業環境が見違えるように快適になります。「デジタル大掃除」で心も環境も整えて、新しい一年を迎えましょう！
