ファイル名変更を自動化！MacのショートカットAppで業務効率化！

日々のデスクワークで、同じ作業を繰り返すのはストレスフルですよね。こんなときに活躍するのが、MacのショートカットAppです。

今回紹介するのは、ショートカットAppで作成するショートカットとしては非常に単純な機能ですが、私が今仕事で一番使用していて、一番時短につながっていると感じているショートカットです。

「ファイル名を更新して誰がいつ修正したか分かるようにする」ようなタスクが頻繁に発生する場合、手動で行うのは時間のムダ！この記事では、MacのショートカットAppを活用して、ファイル名変更を自動化し、効率的に業務を進める「AddDateSig」ショートカットをご紹介します。

なぜファイル名を変更する習慣が重要なのか？

普段、部下から頻繁に書類のチェックを依頼されます。その際に、いつ、自分がチェックしたのかをわかりやすくするために、チェックしたファイル名に「20241201_名前Rev_」という接頭辞をつけるようにしています。これによって、

• 更新履歴が一目でわかる：日付と名前が含まれているため、ファイルを見ただけで最新の内容を確認可能。
• 混乱を防ぐ：部下から書類のチェックを頼まれることが多い人にとって、どれが最新ファイルか迷う時間が減ります。

しかし、これを毎回手作業でやるのは面倒…。そこで、ショートカットAppの出番です！

ショートカットAppで実現する「ワンクリック」自動化

今回作成するショートカットでは、Finder上で選択したファイルに対して接頭辞を一瞬で追加できるようにします。

作成するショートカットの動作
1.  Finderでファイルを右クリックして「クイックアクション」→「AddDateSig」を選択。
2.  ファイル名に「今日の日付_名前Rev_」の接頭辞が自動で追加される。

ちなみに、クイックアクションでショートカットを作成すると、Finderをカラム表示にしていれば、ファイルをクリックして選択した時点で、右側のプレビューにこのショートカットのアイコンが表示されます。つまり、今回のショートカットの機能は、下の図のようなものです。

ショートカットの作成手順

以下はショートカットAppでの設定手順です。比較的簡単に設定できるので、ぜひ試してみてください！

手順1: クイックアクションを設定

1.  ショートカットAppを開く。
2.  左上の「＋」をクリックして新規ショートカットを作成。
3.  クイックアクションとして設定し、「ファイルまたはフォルダ」の入力を受け取れるようにする。

手順2: ファイル名の情報を取得

1.  「ファイルの詳細を取得」アクションを追加。
2.  「ショートカットの入力」からファイルの「名前」を取得するよう設定。

手順3: 新しいファイル名を作成

1.  「テキスト」アクションを追加。
2.  以下を入力して接頭辞を設定：
•   日付フォーマット：yyyyMMdd（例：20241201）
　右クリックで「変数を挿入」から「現在の日付」変数を追加
　「日付フォーマット」を「カスタム」に
　「カスタムフォーマット」を「yyyyMMdd」に設定
•   固定文字列：_名前Rev_
•   変数：元のファイル名を最後に追加。
　右クリックで「変数を挿入」から手順2.で設定した「名前」を選択

手順4: ファイル名を変更

1.  「ファイルを名称変更」アクションを追加。
2.  入力されたファイルに新しい名前（手順3で設定したテキスト）を適用するように設定。

AddDateSigの時短効果を検証・・・82%の時短!?

このショートカットを導入したことで、1日に何度も発生するファイル名変更の手間が激減しました！特に、ファイル名に日付を手動で追加する必要がなくなり、作業スピードが大幅アップ。

と言うことで、実際にどれくらい時短効果があるのか、検証してみました。すると・・・

・・・地味・・・。82%っていう数字マジックが過ぎる。

いやいや、これを頻繁に行なっているから、チリも積もれば、と考えると・・・。

昨日はAddDateSigを5回は使ったので、これが平日毎日あったとすると、年間約1200回なので・・・

うん、やっぱり地味。

ただ、このショートカットの作成自体はとても単純で簡単にできたので、コスパは良好ですね。

何より、検証していて感じたのが、普通にファイル名変更をしていると「いつも”_”ってどこにつける規則にしてたっけ？」とか「今日って何日？」みたいな逡巡があったので、その煩わしさからの解放感は半端ないです。

あと、なんか楽しい。部下もみんな、私がAddDateSigのアイコンクリックしたときにびっくりしてくれるし。

Macユーザー必見！ショートカットAppを使い倒そう

今回の例はショートカットAppの基本機能を活用したものですが、この応用範囲は無限大。タスク管理ツールNotionや生成AIのChatGPTと連携すれば、さらに高度な自動化が可能です。

業務の効率化を目指すなら、まずは簡単なショートカット作成から始めてみましょう！あなたの作業効率も確実に上がるはずです。