同じ単純作業の繰り返しにうんざりしていませんか？
毎日の業務や生活の中で、「これ、またやってる…」と感じたことはありませんか？実は、その瞬間こそ、 ショートカットApp を活用する絶好のチャンスです！
AppleのショートカットAppは、 MacやiOSデバイスの操作を自動化 できる便利なツール。繰り返しの単純作業を効率化し、時短効果も抜群です。
繰り返し作業はその人の業務内容によって様々。ショートカットAppの良いところは、自分でショートカットを作れるので、自分にとって最も効率的なショートカットを実現できます。
この記事では、 自分に合ったショートカットの作り方 を4つのステップで詳しく解説し、具体的な例を交えてお届けします。
ショートカット作成の4ステップ
1. 「繰り返し行う作業」を発見
最初のステップは、自分が日々繰り返している作業に気づくこと。
ヒント：気づいたときにメモする癖をつけましょう！
- 私の場合は、 Notionのメモデータベース にその場で記録しています。たとえば、「講演準備時にフォルダ作成とテンプレート整理を毎回やっている」といった具合に。
2. 作業のFlowを「言語化」
次に、その作業を順序立てて文章で書き出します。
例：プロジェクト準備の作業フロー
- Googleドライブにフォルダを作成
- フォルダ名を「日付プロジェクト名」に変更
- スライド用テンプレートをコピーしてフォルダに保存
- コピーしたファイル名を「日付プロジェクト名_Slide」に変更
コツ：細かい作業もすべて書き出すことがポイント！
3. 「自分じゃないとできないこと」を抽出
書き出した作業の中から、 自分しかできない部分 を見つけましょう。それ以外は、すべてショートカットに任せます。
例：プロジェクト準備の場合
- 自分じゃないとできないこと →「プロジェクト名」の決定
- 自動化できること →フォルダ作成やファイル名変更
4. 「作業のアルゴリズム」を作成
ショートカットAppで作業を自動化する手順を考えます。
この時、「自分じゃないとできないこと」は、ショートカットに何らかの形で入力を要求するコマンドを設定します。
その後、「自動化できること」の手順を1つ1つ実行するコマンドを設定していきます。
例：講演準備のアルゴリズム
- プロジェクト名の入力を要求する
- 入力された名前を使ってフォルダを作成
- フォルダ内にテンプレートをコピー
- ファイル名を「日付プロジェクト名_Slide」に変更
実例紹介：私が作ったショートカット
1. PJLaunch（Mac用ショートカット）
講演準備のルーチン作業を効率化するためのショートカット。
作業フローをショートカット化したことで、 フォルダ作成からファイル準備までを数クリックで完了 できるようになりました。
2. BWRecord（iPhone用ショートカット）
毎晩の体重記録を自動化するショートカット。
体重と体脂肪率を入力するだけで、 ヘルスケアアプリに自動登録 されます。さらに、入力値を工夫することで小数点以下の面倒な処理も省略！
ショートカット活用で得られるもの
ショートカットを活用すると、単純作業にかかる時間が大幅に短縮されます。また、頭のリソースを重要な業務に集中できる という心理的なメリットも大きいです。
ショートカット作成の成功ポイント
- 繰り返している作業に気づいたらその場でメモ
- 作業Flowを徹底的に言語化する
- 自動化できる部分を見極める = 自分じゃないとできないことを見極める
- 作業のアルゴリズム構築
- 「自分じゃないとできないこと」について入力を促すコマンドを設定
- 「自動化できる部分」を1つずつ実行するコマンドを設定
「繰り返し行う作業」に気づき、そのFlowを可視化するだけで、驚くほど簡単に時短ツールを作成できます。あなたもぜひ、ショートカットAppで業務や生活を効率化してみませんか？
